PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO
I) EL PROCESO DEL PLANEAMIENTO
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1) PLANEAMIENTO. CONCEPTOS Y PRINCIPIOS
???? DEFINICIÓN DE PLANEAMIENTO:
El planeamiento empresario es una de las funciones administrativas más importantes.
Mocciaro:
“Es un proceso de anticipación mediante la selección de alternativas que combinan un conjunto de acciones interdependientes (un sistema de decisiones) y abarcativas de la empresa como un todo”
Ackoff:
“Es un proceso de toma anticipada de decisiones interdependientes para proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo”. Proyecta a futuro las decisiones y los medios para alcanzar los fines propuestos.
???? TRES PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN INTERACTIVA
1- Principio participativo: al intervenir en el proceso de planeación, los participantes llegan a entender su organización y el medio, y como su comportamiento puede mejorar el desempeño conjunto.
2- Principio de continuidad: los planes se basan en supuestos que son tratados como verdaderos. Debe trabajarse permanentemente sobre la decisión de mantener o de cambiar los supuestos más importantes. La adaptación debe ser un proceso continuo para asegurar la efectividad del plan.
3- Principio holístico (globalizador o totalizador): abarca
1) Principio de coordinación: todas las partes de una organización al mismo nivel deben planificar en forma simultánea e interdependiente.
2) Principio de integración: todos los niveles deben planificarse en forma simultánea e interdependiente
???? CINCO FASES DE LA PLANIFICCIÓN INTERACTIVA
1- Formulación de la problemática: se determinan problemas y oportunidades que se presentan a la organización.
2- Planificación de fines: se determina que es lo que se desea a través de un “rediseño idealizado” del sistema que se planifica. Se extraen metas, objetivos e ideales.
3- Planificación de medios: se establece qué debe hacerse para alcanzar los fines (seleccionar acciones, prácticas, proyectos y políticas apropiadas).
4- Planificación de recursos: se determina que tipo y que cantidad de recursos se necesitan para cada uno de los medios elegidos.
5- Puesta en práctica y control: se determina quién hace qué, cuándo se hará y cómo asegurarse de que estas metas se lleven a cabo según lo esperado.
2) DIFERENCIA ENTRE PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO, PRESUPUESTO Y PRESUPUESTO A LARGO PLAZO
1- PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO: dirigida a la más alta dirección de la empresa, brinda la definición básica del negocio, formalizando
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las expectativas futuras y el cumplimiento de las metas que permitirán alcanzar los objetivos planeados. Sólo se utilizan cifras para definir los objetivos, pero el énfasis está puesto en las ESTRATEGIAS básicas en la propuesta del plan de acción. Marco de referencia para los presupuestos.
2- PRESUPUESTO A LARGO PLAZO: expresión cuantificada del planeamiento estratégico, con mayor nivel de detalle en los planes de acción. También define el horizonte temporal, siendo aproximadamente de entre 3 y 5 años, siendo este plazo más corto que el del planeamiento estratégico.
3- PRESUPUESTO: es el plan de acción de la empresa, ha sido aprobado previamente por el máximo organismo de decisión y con un grado de detalle que abarca hasta el nivel de departamento o centro de costos, para el cual se han organizado las respectivas responsabilidades en el cumplimiento de las metas al corto plazo. Extensión: 1 año. Mantiene una estrecha relación con el presupuesto a largo plazo pero con actualizaciones en períodos inferiores a un año.
CARACTERIZACIÓN DEL PRESUPUESTO
cuantificación y mayor nivel analítico, dirigidos a la medición y justificación de los desvíos con relación ala operatoria real de la empresa a través del control presupuestario.
3) PRESUPUESTO INTEGRADO
El presupuesto debe tener una integración vertical y horizontal a la vez.
1) integración vertical: en el sentido de la conformación del organigrama de la empresa, en forma descendente, tomando en cuenta el aspecto jerárquico. Se parte del directorio, que fija las políticas orientativas, descendiendo hasta los centros de costos o departamentos funcionales. En el sentido ascendente, se da por medio del control presupuestario, en donde se deberá rendir cuenta de los resultados obtenidos de los desvíos mediante los informes mensuales de gestión, expresando los desvíos entre el presupuesto y la realidad y las medidas correctivas que sea necesario aplicar
NIVEL SUPERIOR
DIRECTORIO
NIVEL MEDIO
GERENCIAS
NIVEL INFERIOR
DEPARTAMENTOS
POLÍTICAS Y
OBJETIVOS
INFORMES DE GESTIÓN
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2) Integración horizontal: en el sentido operativo, siguiendo una secuencia temporal. Se van incorporando sucesivamente: el proceso prospectivo dela elaboración del presupuesto, los registros de la contabilidad y finalmente el control presupuestario.
Si bien el presupuesto está integrado de acuerdo al organigrama funcional de la empresa y de acuerdo al plan de cuentas general, el control presupuestario se puede realizar en forma directa con la simple confrontación entre las cifras presupuestadas y las reales.
El presupuesto integrado, expuesto de acuerdo al plan de acción de la empresa, normalmente tiene una extensión de 1 año (presupuesto operativo), esto implica desagregación en subperíodos mensuales necesarios para el control presupuestario.
SECUENCIA TEMPORAL:
ANTES DURANTE DESPUÉS
PRESUPUESTO
EJECUCIÓN
(registros contables)
DATOS REALES
Desvío
DATOS PREVISTOS
CONTROL PRESUPUESTARIO
COMPRARAR
II) IMPLEMENTACIÓN DEL PRESUPUESTO INTEGRADO
1) CONDICIONES NECESARIAS PARA LA PUESTA EN MARCHA DEL PRESUPUESTO INTEGRADO
???? La dirección superior tiene que involucrarse en el sistema, comprometiéndose con la concepción general del planeamiento, y prestarle apoyo.
???? Estructura organizativa con clara determinación de las responsabilidades
???? Examen minucioso del contexto interno y externo de la compañía
???? Conocimiento del sistema por todos los sectores intervinientes, de:
A) Objetivos y metas
B) Responsabilidades asignadas a cada nivel
C) Formas de funcionamiento
D) Características del control de los desvíos
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???? Sistema de contabilidad con asignaciones de responsabilidades y un plan de cuentas que en los niveles más sintéticos se iguales con el del sistema presupuestario
???? Determinación de los horizontes presupuestarios temporales
???? Fijación de la moneda en que se llevarán a cabo las etapas de planificación y control
2) VENTAJAS DE UTILIZAR EL PRESUPUESTO INTEGRADO
1) Requiere que sean consideradas desde un principio los objetivos y las políticas básicas de la empresa
2) Necesita de una estructura organizacional con asignación clara de responsabilidades para cada una de las funciones
3) Exige que todos los sectores coordinen sus actividades para una planificación armónica de la empresa en conjunto
4) Obliga a llevar un sistema contable adecuadamente estructurado y con información actualizada
5) Permite la reducción de la incertidumbre en los sectores inferiores de la dirección, respecto de las políticas básicas de la empresa
6) Facilita la dirección por objetivos
7) Obliga a la optimización de la eficiencia en el uso de materiales, demás elementos del costo
8) Mide el grado de cumplimiento de las metas establecidas
3) EL PRESUPUESTO Y LOS PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN
El proceso administrativo posee elementos que se sintetizan en las tres funciones básicas:
1) PLANEAMIENTO: A través de este se toman decisiones sobre lo que debe realizarse, en el corto y en el largo plazo
2) EJECUCIÓN: (gestión operativa). En esta etapa se obtienen y organizan los recursos para lograr cumplir con el plan.
3) CONTROL: se utilizan mecanismos de observación e información que provean el análisis y tratamiento e las variaciones que surjan del plan.
Para que el proceso administrativo consiga la esencial estabilidad, los objetivos a largo plazo deben estar convenientemente definidos.
III) FUNCIONAMIENTO OPERACIONAL DEL SISTEMA PRESUPUESTARIO
1) Esquema funcional del sistema presupuestario
La formalización de los objetivos del presupuesto se realizan mediante el análisis de dos componentes:
A) Componente físico: volúmenes o unidades físicas (unidades a vender, y producir, horas de mando de obra, etc)
B) Componente monetario y criterio de valuación: expresión volumétrica que se transforma a un denominador común a través de la moneda de cuenta.
En la puesta en marcha, o gestión operativa, se comparan mensualmente el presupuesto y datos reales, que se obtienen como resultados obtenidos de sistema contable. Las variaciones o desvíos que surjan de las comparaciones
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darán lugar al análisis de las causas que las provocaron; tomando en cuenta la significatividad de los desvíos (principio de control por excepción) se procederá ala justificación por los responsables de cada sector.
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Objetivos previstos
Componente físico
Componente monetario
Presupuesto
P
Gestión operativa
Componente físico
Componente monetario
Resultados obtenidos
R
Desvíos
D = P – R
Análisis de desvíos
causas
Justificación
Informes de control presupuestario
F
E
E
D
B
A
C
K
Medidas de control presupuestario
Principio de significatividad
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2) Secuencia global de la elaboración del presupuesto
Bajo una óptica global, teniendo en cuenta los grandes procesos decisionales, hasta culminar en al elaboración definitiva del presupuesto, se estudia la secuencia de conformación del presupuesto.
Ejemplo de secuencia para una empresa industrial:
1- Análisis del contexto económico
2- Fijación de políticas y objetivos, tomando como referencia el marco económico del punto 1)
3- Preparación y distribución del “cronograma” ordenamiento secuencial de las tareas especificas de elaboración
4- Determinación de las pautas macroeconómicas o generales de la economía
5- Fijación de pautas microeconómicas o particulares de la empresa (en el marco del punto 4)
6- Pre presupuesto “tentativo”
7- Análisis, modificación y aprobación del pre presupuesto.
8- Presupuesto definitivo
9- Estudio, modificación y aprobación del presupuesto definitivo
10- Elaboración final del presupuesto
11- Presentación final y aprobación por Dirección, fijando objetivos adicionales no incluidos hasta el momento
12- Distribución y puesta en marcha por los sectores responsables.
IV) PAUTAS PRESUPUESTARIAS Y ORGANIZACIÓN DE LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
1) Contexto económico y pautas presupuestarias
Antes de elaborar el presupuesto deben establecerse las pautas que sustentarán el sistema, Se determinan en función de las más importantes variables macroeconómicas durante el horizonte presupuestario, las que a subes derivarán en la fijación de otras pautas adaptadas al contexto microeconómico particular en el que se desenvuelve la empresa. Se deberá “imaginar” el contexto futuro en donde se aplicará el presupuesto.
???? PAUTAS MACROECONÓMICAS
1. Tasas de inflación
2. Tipos de cambio de las monedas extranjeras
3. Tasas de interés
4. Tarifas de combustibles, servicios públicos
5. Pautas regulatorias de orden oficial (por ej: lista de precios)
6. Tendencias de la evolución de las remuneraciones esperada
???? PAUTAS MICROECONÓMICAS
1. Niveles de existencias de bienes de cambio
2. Evolución de precios y de las condiciones de compras de nuestros principales bienes de cambio
3. Financiación hacia los clientes
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4. Política específica de las remuneraciones al personal (dentro del marco de las pautas macro)
5. Plan de inversiones de bienes de uso y características de su financiamiento
2) CALENDARIZACIÓN DEL PRESUPUESTO
Quien está encargado de realizar la dirección del presupuesto, debe preparar un calendario o cronograma en el que se determinen con CLARIDAD las fechas lave de los diversos presupuestos parciales de los sectores con responsabilidad operativa.
Un vez que han sido identificadas las tareas y estimados los tiempos de trabajo, se establece una secuencia en la que serán desarrolladas las operaciones, incluso definir con exactitud los momentos en que se desarrollaran actividades simultáneas.
V) PRESUPUESTO ECONÓMICO Y SUS DERIVADOS (presupuestos parciales)
1) Presupuesto de ventas
Es el punto de partida del proceso de presupuestación integral, especialmente cuando se trata procesos de empresas productivas con capacidad ociosa donde los niveles de producción del período dependen de la demanda. Si la demanda superase la capacidad de planta, el pronóstico de ventas deberá supeditarse al volumen máximo de producción, siendo en este caso el presupuesto de producción el condicionan de las ventas.
Para realizar este presupuesto, deberán compatibilizarse:
– capacidad disponible del sector de producción
– política de inventarios equilibrando el costo de mantener las existencias con la necesidad de satisfacer a la demanda en tiempo
El departamento de comercialización es quien está encargado de preparar este presupuesto, pudiendo partirse de estimaciones surgidas de los vendedores, que serán confirmadas en forma ascendente, la otra alternativa parte de fijación de volúmenes de venta desde los estratos superiores (metas) y descender por la organización en la elaboración más detallada.
En primer lugar se determinan las cantidades FÍSICAS y luego se les asignan los precios de venta, en función de:
– Las características de los mercados
– Los volúmenes ofertados que puedan influir en los descuentos a otorgar
– Decisión de financiar a los clientes
La elaboración de la información será examinada para los meses del período total, separándose por características como:
– Canales de distribución
– Descuentos a otorgar por volumen
– Zonas geográficas 7/7
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– Línea de producto
– Artículos destinados a la exportación.
PRINCIPALES FACTORES INTERNOS A EVALUAR ANTES DE APROBAR EL PRESUPUESTO DE VENTAS
A) Capacidad De planta y equipo para la operación prevista
B) Adaptabilidad de las materias primas y otros elementos
C) Plantel de personal acorde
D) Disponibilidad de capital suficiente
2) Presupuesto de producción
En una empresa comercial el presupuesto de ventas debe reconvertirse en necesidades de compra de mercaderías; en una empresa que presta servicios debe expresarse en la capacidad de prestación de servicios y en una empresa industrial, el presupuesto de ventas debe reconvertirse en las necesidades de producción.
Para poder determinar el presupuesto de producción de una empresa deben tomarse en cuenta:
– Políticas de niveles de producción
– Niveles de utilización de la capacidad de planta de cada sector
– Niveles de inventarios tanto para productos terminados como para los en proceso de elaboración (fabril)
presupuesto de ventas (AL COSTO) + inventario final de productos terminados – inventario inicial de productos terminados = presupuesto de producción
A su vez, el presupuesto de producción será la base para:
1- presupuesto de materias primas y materiales
2- Presupuesto de mano de obra
3- Presupuesto de costos comunes de fabricación
3) Presupuesto de compras
En una empresa fabril, las compras surgen de las necesidades de materiales a raíz del presupuesto de producción ().
Luego de prever los saldos de almacenes al comienzo del período, se calculan los requerimientos indispensables de cada mes con el fin de satisfacer:
– El plan de producción
– Las políticas de inventarios
También puede surgir en una empresa de servicios, el presupuesto de compras de insumos esenciales que intervienen en la prestación del servicio, también como consecuencia del presupuesto de producción.
4) Presupuesto de mano de obra directa
En una empresa fabril o en una de servicios, en consecuencia directa de las necesidades del presupuesto de producción, surge el presupuesto de mano de obra que comprende:
a- La proyección de horas por mes, sección productiva y por turnos de trabajo
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b- Evaluación de horas de trabajo en horas extraordinarias con jornales diferenciales (horas extras)
c- Establecimiento de jornales sobre la base de las distintas categorías
d- Determinación de los porcentajes de cargas sociales que gravan a los sueldos y jornales
e- Proyección de las necesidades de incorporar o reducir personal
f- Cálculo de las indemnizaciones
Calculando un costo horario estandarizado para cada unidad, previamente se multiplicará por cada producto se obtiene el costo total de mano de obra directa en las empresas que trabajan con costos standard.
5) Presupuesto de costo de ventas
Es el costo de producción por unidad proporcionado al volumen de unidades vendidas, de acuerdo a la forma de valuación contable que lleve la empresa.
6) Presupuesto de costos fijos de producción
Para aquellas empresas que utilizan el costeo variable, dentro de la contabilidad gerencial, el costo fijo de producción (costos comunes de producción fijos) no forman parte del costo del producto y por lo tanto serán presupuestados separadamente a fin de expresar su devengamiento en el presupuesto económico.
7) Presupuesto de gastos de comercialización
Proyección de costos inherentes a la comercialización de los productos o servicios, desde su ingreso al almacén de productos terminados hasta la percepción del cobro de las ventas. Pueden ser de naturaleza fija o variable en relación al monto vendido.
Son ejemplos: impuestos a los ingresos brutos, comisiones sobre las ventas, comisiones de vendedores, fletes por entrega de mercaderías etc.
8) Presupuesto de gastos de administración
Son en general de naturaleza fija, e incluyen a todos aquellos costos que no son ni de producción ni de comercialización.
9) Presupuesto de costos financieros
consta de registrar el costo de financiar los faltantes de fondos o los ingresos por invertir los excedentes de fondos.
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VI) PRESUPUESTO FINANCIERO
Cash flow proyectado. Resume las estimaciones de ingresos o recursos, de los egresos de fondos y de las necesidades de crédito para lograr su equilibrio.
Ingresos: cobranzas pronosticadas en función del presupuesto de ventas, los saldos impagos de clientes al inicio del período y las condiciones de pago otorgadas al cliente; cobro de dividendos, comisiones, débitos a terceros por servicios, etc.
Egresos: pagos a proveedores por bienes o servicios de acuerdo al pronóstico de compras o abastecimientos, considerando los saldos iniciales y la financiación del os proveedores, erogaciones presupuestadas por todos los sectores en materia de sueldos, jornales, y sus respectivas cargas sociales, seguros, combustibles, impuestos, etc.
Déficit: Diferencias negativas entre ingresos y egresos, que determinan la necesidad de crédito externo, calculando intereses y gastos cuya presupuestación estará a cargo del depto de finanzas.
Superávit: Diferencias positivas entre ingresos y egresos. Habrán de presupuestarse las colocaciones de fondos excedentes, a fin de mantener los saldos mínimos de caja requeridos.
Ventajas del presupuesto financiero
???? Indica con anticipación los excedentes o faltantes de fondos
???? Muestra la situación de posibles disponibilidades de fondos como consecuencia de las proyecciones.
???? Permite un uso más eficiente de las disponibilidades de inversión
???? Detecta cuándo es conveniente recurrir a la financiación de terceros y cuando será factible su devolución
???? Sólido fundamento para la gestión y obtención de créditos
VII) BALANCE PROYECTADO
El objetivo de esta etapa es mostrar la situación patrimonial del ente, al final de cada subperíodo del plazo para el cual se ha realizado el presupuesto. Comenzando con el balance previsto al inicio del período de presupuestación, modificando estos saldos mensualmente con los movimientos de las cuentas utilizadas para los distintos presupuestos
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VIII) PRESUPUESTO INTEGRADO
El presupuesto integrado es la conjunción de todos los presupuestos parciales de manera coordinada, en donde se encuentran expresados los objetivos de todas las áreas de la empresa, de acuerdo a la responsabilidad con que participan.
PRESUPUESTO
DE
COBRANZAS
PRESUPUESTO
DE
PAGOS
P INVERSIONES
ACTIVO
PASIVO
PATRIMONIO
PRES CIF
PRESUPUESTO
ECONÓMICO
P. GASTOS
Capacidad
P. C.M.V.
P. VENTAS
±INV.M
± INVENT.
PRES DE PRODUCCIÓN
PRES M.O.D.
PRES Materiales
P. COMPRAS
PRESUPUESTO DE VENTAS
PRESUPUESTO
FINANCIERO
BALANCE
PROYECTADO
BIBLIOGRAFÍA
PRESUPUESTO NTEGRADO – O. MOCCIARO- EDICIONES MACCHI