Ceremonial y Protocolo – Congresos

CONGRESOS
Primeros pasos

Mucha anticipación. El primer paso será establecer los objetivos del congreso, es decir q se deberán definir y conocer las caract grales del mismo y de sus participantes. Luego tendrá q ocuparse de armar el staff organizativo, a cargo de las tareas relativas a la planificación y ejecución. El prox paso consistirá en comenzar a desarrollar el prog definiendo con la mayor amplitud posible cada función del congreso. La siguiente fase es establecer parámetros q permitirán determinar las necesidades físicas para la sede y avanzar hacia la prox etapa.
1) establecer objetivos: objetivos del congreso, temas oficiales, cant de invitados, perfil de la exposición, idiomas oficiales, fecha tentativa.
2) Establecer staff organizativo: nombrar el comité organizador, delegación de tareas al organizador profesional, nombrar comité científico y determinar donde funcionara la secretaria pre congreso.
3) Desarrollo del prog tentativo: estructura del congreso y la agenda de act soc.
4) Establecer parámetros: proyección total de asistentes, duración del congreso, cant de salas a utilizar, establecimiento físico para exposición, valorización de los stands, cant de plazas hoteleras necesarias.

Presupuesto ? fundamentalmente funcionara como guía y permitirá el necesario seguimiento para comparar las estimaciones de gastos y recursos con la realidad. Se ira perfeccionando por aproximaciones sucesivas.

? Estimación de gastos:
1) sede
2) creación de la simbología (los honorarios-9
3) impresos: sobres, hojas, credenciales, diplomas, etc.
4) películas – fotolitos – originales
5) secretaria pre congreso: coordinador, secretaria, viáticos, etc.
6) difusión: honorarios de prensa, envíos de mailing, conferencia de prensa, etc.
7) provisiones: carpetas, porta credenciales, lapiceras, etc.
8) elementos técnicos: sonido, fotocopiadora, circuito cerrado de tv, pantalla gigante, etc.
9) profesionales: interpretes simultáneos, locutor, seguridad, etc.
10) carteleria: cartel princ de estrado, carteleria de recorrido, señalización, etc.
11) exposición: alfombrado , decoración, plantas, etc.
12) personal durante el evento: para salas, auxiliares, cadetes, para informes, etc.
13) act sociales: coctail inaugural, cena de clausura, etc.
14) invitados especiales: pasajes aéreos, traslado, alojamiento, regalos, comidas, honorarios, etc.
15) honorarios organizador profesional

? Estimación de ingresos
1) inscripciones
2) venta de stands
3) sponsors o donaciones
Lanzamiento ?
Deberá dedicarle su atención a la planificación pormenorizada del evento paso a paso. Comenzar a ejecutarse los distintos planes e iniciar el trabajo de la secretaria pre congreso.
1) etapa de planificación: plan de difusión, de contratación, de comercialización / captación de fondos, de actividades turísticas, de realización de la exposición, de act científicas.
2) Ejecución: secretaria pre congreso, creación de la simbología, ejecución de planes.
3) Coordinación financiera: seguimiento y control del presupuesto, coordinación aspectos financieros de la planificación, ajustes y correcciones al presupuesto, administración de los registros.
4) Coordinación de los distintos planes: seguimiento, ajustes y/o correcciones a la planificación.

Realización del evento ?
1) establecer centros de responsabilidad
2) establecer sistemas de comunicaciones: oradores, proveedores, personal, participantes.
3) Simulacro de funcionamiento
4) Instalación de la sede: mostradores, oficinas de prensa, para organización, etc.
5) Realización: armado de salones, equipos de audio, comidas, horarios y emergencias.
6) Cierre: promoción de las instalaciones.

Después del congreso ?
Probablemente queden documentos q serán necesarios dirigir a los participantes y por supuesto se deberán cancelar todas las cuentas pendientes. Para la evaluación final del congreso, será importante conocer la opinión de los participantes (q completen un cuestionario).
1) envió de documentación pendiente
2) envió de carta agradecimiento
3) control y pago de cuentas pendientes
4) evaluación final

Guía para el programa científico ?
1) estructura del comité científico: cant de miembros, quienes lo integraran, responsabilidades
2) aspectos grales: como será la estructura del prog: pueden ser plenerias, conferencias, reuniones de comisiones, work shops, seminarios, posters, conferencias por satélite; tiempo disponible para cada orador; ctas comisiones deberán ser paralelas
3) presentaciones de trabajo: idiomas en q se aceptaran, tamaño, criterio, quienes evaluaran los trabajos, fecha limite de presentación
4) invitados especiales :quienes, q gastos serán cubiertos por el congreso, q info será necesaria.
5) Publicación de los trabajos: se publicaran todos? Por separado? Se distribuirán a todos los participantes? Su costo se incluirá en la inscripción?
6) Posters: q estructura tendrán las sesiones? Q tiempo se le destinara?
7) Coordinación con programación gral: necesidades de espacio, avisos para presentación de trabajos, impresiones, necesidades de equipos para oradores, cronogramas.

Guía para la selección de la sede ?
Los criterios para evaluar le selección de la misma variaran de acuerdo a las necesidades y posibilidades presupuestarias de cada congreso. La incidencia q tiene cada una de las caract detalladas a continuación y por otro lado la relac costo- presupuesto permitirá llegar a la decisión final mas acertada.
Características cualitativas a tener en cuenta:
1) ubicación del edificio:
2) caract del lugar
3) caract físicas de los salones
4) estado en q se encuentran los salones
5) tecnología de servicios

Consideraciones sobre servicios gastronómicos ?
1) coffee break: en los cortes se programan para media mañana y media tarde, duraran el tiempo q dure el corte (15 o 30 min)
2) recepciones y coctails: servir para la bienvenida a los delegados del congreso, lo usual es en las ultimas horas de la tarde o primeras de la noche. Lo recomendable es no exceder las 2 o 2 hs y media. Informar al proveedor con anticipación la cant final.
3) Banquetes y cenas: para la clausura del congreso, durara de 4 a 5 horas. Incluye una pequeña recepción y puede tb incluir un show con disk jockey etc. hay q definir la cant de comenzales y no se ofrecerán alternativas a los platos ya fijados.
4) Comidas típicas / fiesta gaucha: se la ofrece como parte del prog social, ocasionalmente como despedida. Se puede ofrecer en estancias.

Organización de una conferencia o de un congreso con participación de delegaciones extranjeras ?
Una vez conocida la fecha de la iniciación del congreso o conferencia y su duración, es necesario conocer la nomina de las delegaciones y luego preparar el plan gral de acción. Con cierta anticipación es conveniente enviar por correo a cada participante un formulario, el q una vez cumplimentado deberá remitirlo a la secretaria de la org. se deberá sugerir hoteles y precios.
Agrupar a los delegados en 1 o 2 hoteles únicamente, de esta forma se facilitara su traslado en ómnibus. Al preparar el prog habrá de contemplarse fecha y hora de las reuniones, temas y disertantes, lugar y salones en q se llevaran a cabo y las recepciones q habrá de realizarse, visitas técnicas y reunión de clausura. Conviene dejar libre una mañana y una tarde para permitir a los participantes cumplir con asuntos privados.

Recepción en el aeropuerto ?
Las delegaciones serán recibidas por personal de ceremonial especialmente destacado. Deberá tratarse de obtener las mayores facilidades. Se los acompaña hasta el vehículo asignado y se los informa del programa de actividades. En los hoteles, serán recibidos tb por personal de ceremonial. Se habilitará una cartelera q indique el prog de reuniones técnicas y sociales.
Sala de reuniones ?
Q ofrezca todas las comodidades. Las delegaciones pueden sentarse como en un teatro, frente a ellas y sobre una tarima esta la mesa de la presidencia de la sesión, y frente a esta mesa esta el pupitre utilizado por los delegados para hablar. Para situar a las delegaciones, en este caso se lo hace por orden alfabético. Otros sist pueden ser el de herradura o hemi ciclo.
Debe haber una persona q se ocupe exclusivamente del trabajo de copiado.
Cuando se trate de reuniones internacionales se colocaran en el estrado las banderas corresp de los países de los delegados, estas pueden colocarse sobre un pedestal, siendo la del centro la bandera del país donde se efectúa la reunión. En orden alfabético se ordena el resto de las banderas de derecha a izq. En las ceremonias de las naciones unidas las banderas se ordenan según el orden alfabético ingles, y en las de la organización de estados americanos, en idioma castellano.

Otras consideraciones ?
Una o 2 horas antes del acto inaugural se procede a la inscripción de los delegados. Esto no es lo + aconsejable. Se aconseja q dicha inscripción se concrete un día antes, oportunidad q permite ofrecer una degustación de vinos y quesos regionales. Tb se puede obsequiar con una carpeta el prog de las reuniones, folletos con info gral del país, etc.

LEGISLACIÓN SOBRE LOS SIMBOLOSP ATRIOS
Ceremonial de la bandera.
Principios generales:
? La bandera siempre tiene precedencia con respecto a otras insignias
? El lugar de honor será la derecha o el centro
? El orden de precedencia se fija alfabéticamente en el idioma oficial del país o de la organización internacional
? Pequeñas banderas en losa automóviles ubicadas en los guardabarros delanteros derecho, únicamente a los jefes de misión
? Duelos oficiales: a media asta
? En las fechas patrias: izadas hasta el tope
? Antes el decreto 10.302/44 establecía la bandera oficial (con sol) para uso exclusivo del gobierno federal, los gobiernos de provincia y gobernaciones y los particulares usaban banderas si sol. Actualmente todos los argentinos tienen derecho a usar la bandera con el sol (ley 23.208/85)
El himno nacional
? Solo se entona en actos precedido por la bandera y se cantan únicamente y la ultima cuarteta así como el coro
? En todos los actos escolares el himno deberá ser cantado por toda la concurrencia
? Todos los asistentes permanecerán de pie y los alumnos mantendrán correcta posición d e firmeza
? Todos los asistentes aplaudirán a su termino menos el abanderado y su escoltas
? Ningún alumno podrá ser promovido de tercer a cuarto grado sin conocer el himno nacional
? En las escuelas nocturnas será obligatoria la enseñanza de la constitución nacional, sus ppales deposiciones de las leyes mas comunes y el himno nacional
? La letra oficial del himno argentino tiene el texto de la canción compuesta por el diputado Vicente lopez y planes sancionado por la Asamblea gral constituyente el 11 de mayo de 19813 y comunicado con fecha del 12 mayo del mismo año
? La musica autentica es la versión editada por Juan P Esnaola en 1860 con el titulo “Himno Nacional Argentino. Música del Maestro Blas Parera). El PE imprime el texto de Esnaola y toma las medidas necesarioas para su difusión gratuita o en forma que impida la explotación comercial del himno

El escudo nacional
? Posee la reproducción fiel del sello que uso la soberana asamblea gral constituyente de las provincias unidas de l Rio de la Plata. El mimo que esta ordeno en sesión del 12 de mayo de 1813.
? El campo superior es de color azul, símbolo de justicia, verdad , lealtad y fraternidad; y el inferior es blanco, representando en heráldica la plata o “argén”, símbolo de fe, pureza, integridad, firmeza y obediencia.
? El escudo en forma de ovalo o elipse tiene como elementos: una corona símbolo de gloria y victoria y dos ramas de hojas de laurel color verde símbolo en heráldica.
? Tiene un sol amarillo (oro en heráldica símbolo de la nueva nación que surge de gloria, esplendor, verdad, majestad, prosperidad) de 32 rayos figurado (es decir con rasgos humanos) en posición meridiana (del medio día), sobresaliendo por detrás de la corona por la parte superior (llamada timbre)
? Un gorro frígido rojo (símbolo de libertad e igualdad) llevado en una pica sostenido por dos manos derechas estrechadas (símbolo de unión) con sus correspondientes brazos (desnudos e inclinados hacia arriba a 45º )
? Los sellos de las escuelas que lleven el escudo nacional deben ser colocados a la derecha de la firma en los documentos y este símbolo jamás puede ser utilizado como ornato

La escarapela
? Compuesta de cintas con los colores patrios en distintas formas
? Utilizada en fechas patrias particularmente 25 de mayo, 9 de julio y 20 de junio
? Antecedentes: semana de mayo de 1810, a instancias del Dr Manuel Belgrano, cuando este se hizo cardo de su mando militar en Rosario, el gobierno nacional por acuerdo del 18 de mayo de 1812, dispuso que la escarapela que usarían los ejércitos argentinos, seria “ la de dos colores blanco y azul celeste, y quedando abolida la roja con que antiguamente se distinguían”
? La escarapela no seria un símbolo nacional puesto que el decreto 10.302 en sus considerándoos se limita a enumerar al escudo, la bandera y el himno.
? 19 de mayo: día de la escarapela.

La banda presidencial
? no es un símbolo nacional propiamente dicho
? emblema que distingue al jefe de estado argentino y como tal, símbolo de su alta investidura como jefe supremo de la nación
? es una cinta ancha con los colores y el sol bordado en oro de la bandera oficial terminada en una borla de oro sin ningún otro emblema que se lleva a travesada del hombro derecho a la cadera izquierda
? antecedentes: Asamblea del año XIII como distintivo de su elevada representación
El Ministerio del Interior se reglamentara el tratamiento y uso de estos símbolos