Parcial 2 Ceremonial y Protocolo

Eventos ? tecnica de las cs sociales. En algunos casos proporcionan la oportunidad de organizar la investigación u ofrecen un marco de colaboración nacional o internacional.
Se clasifican en:
1. conferencias
2. congresos
3. simposios
4. seminarios
5. reuniones técnicas
6. talleres
7. jornadas

Según el area geografica pueden ser
? nacionales
? internacionales: subregionales
regionales
mundiales

De acuerdo con el numero de participantes y la estructura incluyen distintos tipos de sesiones:
? sesiones plenarias : toman parte todos los miembros del grupo
? comisiones de trabajo: grupos de discusión por especialidad

Aspectos formales:
? establecimiento de la apertura y clausura
? programación de las sesiones
? designación de participantes
? establecimiento del temario de antemano
? resultado en forma de informe o publicación, recomenadaciones o resoluciones, decisión acerca de un programa o programación a futuro

Fundamentos que justifican un evento: son un medio efectivo para conducir la organización de negocios, trasmitir información, proporcionar un foro para el intercambio de ideas y experiencias y favorecer a los colegas. Tambien es una oportunidad de festejo.

Planificación: implica tomar en cuenta:
? las instituciones organizadoras: su importancia, peso político, cultural, economico o científico
? el tema: su trascendencia academica, científica, política, economica, social y nivel de tratamiento
? los objetivos: generales y especificos, extensivos o limitantes
? los ponenetes: su nivel de conocmiento, especialización e influencia política, científica o cultural
? los participantes: nivel de conocimiento, especialización, influencia política, científica o cultural, su origen, intereses y edades.
? El lugar: pais, localidad, instalaciones
? La duración: dias, semanas, meses.

Componentes del èxito:
1. institución patrocinadora ? responsable de ofrecer el evento. Puede ser un individuo, una org o empresas comerciales. El numero de participantes depende del reconocimiento en la inst patrocinadora.
2. coordinador: debe contar con una amplia cultura, poseer conocimientos de psicología de grupos, rapidez, facilidad de expresión, manejo de idiomas, cualidades de orden y discreción. Saber improvisar. Debe actuar como supervisor, y estar acompañado por un comité organizador. Debe delegar funciones y responsabilidades

Cronograma: importante en la etapa de preparación. Se divide en 5 areas:
1. toma de decisiones preliminar: definición del tema, metas y objetivos, perfil de los participantes y oradores, diseño del evento
2. tareas de avance: preparar un presupuesto tentativo, contacto con oradores, etc
3. promoción y contactos con los participantes
4. ejecución del evento: tareas y act complementarias
5. seguimiento y evaluación

1) Esquema de planificación:
? Elección del tema: es importante considerar un aspecto de integridad a todos los niveles. ( No realizar una reunion sobre pobreza en el mundo en un hotel 5 estrellas)
? Definición de metas y objetivos generales y especificos
? Decisión sobre aspectos temáticos
? Los participantes: determinación del tipo de participantes y del nùmero de èstos: depende del objetivo del evento, las razones de la política institucional, los recursos financieros con que se cuenta, la especificidad del tema
? Determinación del metodo del metodo de selección de los participantes
? Selección de posibles oradores
? Selección de posibles fechas y duración del evento
? Preparación de los costos estimados
? El lugar: selección del lugar del evento
? Elección de copatrocinadores
? Designación de un coordinador general: debe ser un profesional en el manejo y administración de eventos.

2) Tareas de avance: incluyen aspectos administrativos en relacion con el presupuesto, las finanzas del evento y la contratación de los servicios. Los costos se cubren con:
– aportes de instituciones patrocinadoras
– ayudas parciales de fuentes gubernamentales, internacionales o fundaciones
– pagos de inscripciones y matriculas de los participantes
– avisos publicitarios o arriendo de stands en las exposiciones paralelas a la reunion.
El presupuesto abarca: hospedaje y comida, servicios de comida suplementarios, pasajes aereos y terrestres y gastos de viaje, impresión y duplicación, comunicaciones, materiales de oficina, contratación de traducción simultanea, equipos de sonido y apoyo técnico a los oradores, honorarios de oradores y ponenetes, invitados especiales VIP, impuestos e i mprevistos.
3) Promoción y contactos ? el coordinador deberà dirigir y supervisar las act, y redactar. Los coordinadores deberan preprar un folleto de informaciones generales, asi como la agenda del evento, y el plan de realización donde se detallan lugar y fecha, patrocinadores, antecedentes, objetivos de la reunion, temario,procedimientos de trabajo y financiamiento de la reunion.
4) Ejecución ? lista del personal q debe considerase para lelvar a cabo las tareas de un evento:
? Coordinador
? Secretarias
? Recepcionistas
? Encargado de administración y y finanzas
? Encagardo de redacción, edición y difusión
? Traductores y /o interpretes
? Tecinos de sonido y audiovisuales
? Personal de apoyo: mensajero, chofer, para duplicación y para servicios
Actividades del personal:
? Recepción de los participantes, oradores e invitados en el aeropuerto
? Control de llegada de los asistentes a la reunión
? Control de resrvacion del alojamiento en el hotel
? Distribución de la correspondencia a los asistentes a la reunión
? Contacto con al agencia de viajes contratada para la reservación y confirmación de pasajes de regreso
? Supervisar los refrigerios y coffe-break

Actividades de relaciones publicas
? Redacción de invitaciones
? Preparación de carpetas con amterial informativo
? Informaciones generales sobre lineas de aviación, horarios de vuelos, etc
? Cobertura periodística
? Programas espciales para los acompañantes de los participantes, oradores e invitados

Secretaria: correspondencia, llamadas telefónicas, correo electrónico, trabajos en procesador de textos, equipos y materiales para secretaria, distintivos individuales, atención a mesa directiva y participantes, requerimiento de los oradores, preparación y distribución de la agenda diaria, resumen de la reunion anterior.

Instalaciones y equipo: disponer de una sala adecuada para el numero de participantes en la reunion. Aprovechar las instalaciones disponibles y tener en cuenta: la ubicación de las salas de trabajo, distribución y ubicación de los lugares para oradores y participantes, es necesario un podio y un estrado para las autoridades y oradores. Hay q disponer en las salas de trabajo de : micrófonos, altoparlantes, grabadoras,a udifonos, pantalla, retropoyector, proyector de diapositivas, de películas, equipo de video, rotafolio, pizarron, pizarra balnca y accesorios, power point, cenicesor, luz adecuada, ventilación adecuada, botiquín de primeros auxilios, agua al alcance de los participantes.

5) Evaluación ? una vez concluido el evento se llevaran a cabo las siguientes tareas:
? Controlar el estado de los equipos e instalaciones antes de su devolución
? Recuperar los documentos sobrantes
? Enviar cartas de agradecimientos a oradores e instituciones q financiaron el evento
? Editar discursos e informe final
? Preparar lista definitiva de participantes con datos personales
? Completar informe financiero
? Evaluación de la reunion contemplando aspectos de la preparación, coordinación, nivel de trabajo y conocimiento y cumplimiento de los objetivos propuestos
? Se debe recordar que todas las actividades llevadas a cabo respondieron a la meta q se trazò al comienzo del evento. Alcanzar esa meto, demostrara q el esfuerzo puesto no fue en vano y q las experiencias vividas y aprendidas deben servir de base a futuros eventos.

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